Le rapport des Archives fédérales suisses sur la gestion électronique des documents, des données et des affaires, publié en janvier dernier après son approbation par le Conseil fédéral, est disponible depuis la semaine dernière en version française (pdf).

Ce rapport répond à cet objectif exprimé dans le programme de législature 2007-2011 du Conseil fédéral (pdf - voir p. 38):

Dans le cadre de sa stratégie pour une société de l’information en Suisse et des travaux de la Confédération en matière de cyberadministration, le Conseil fédéral décidera d’un plan d’action pour le traitement uniforme et standardisé des données et des documents électroniques au sein de l’administration fédérale. Il vise ici une gestion intégrale des informations numériques, de la création des documents électroniques jusqu’à l’archivage (information lifecycle management, ou gestion du cycle de vie informatique), par la mise en place d’une plate-forme d’information et de processus commune à tous les organes de la Confédération et la standardisation des différents systèmes informatiques de l’administration fédérale.

Le plan d'action prévoit l'abandon (dans la mesure du possible) du papier comme support d'archivage:

Dès 2012, au plus tard, les versions papier des documents n’auront plus d’importance que lorsque la version électronique (c’est-à-dire la signature électronique) ne suffit pas pour des raisons juridiques ou que, pour de sérieux motifs de fonctionnement, une gestion des affaires électroniques n’est pas possible, et dans ces deux cas, elles seront archivées. Mais la Confédération peut continuer à recevoir des données et des documents sous forme papier de services extérieurs à l’administration ou produire des versions papier de documents de travail ayant une utilisation limitée. Les premiers sont toutefois numérisés et intégrés au cycle d’information électronique, les autres n’ont aucune valeur archivistique à long terme. Ces exceptions mises à part, il n’existe pas de classement hybride.

Le programme est ambitieux. Nous verrons si la Confédération se donne les moyens de le réaliser!